Uso diario

Embudos

Un embudo es un tablero de oportunidades con etapas. Puedes tener varios —Ventas, Soporte, Renovaciones— y cada número de WhatsApp decide a cuál entran sus conversaciones: se elige en WhatsApp › Configurar (en el número) o aquí, marcando los números de cada embudo.

Etapas

En Ajustes › Embudos y etapas creas embudos y, dentro de cada uno, sus etapas. Dos marcas especiales:

Potencial: donde el agente de IA (acción mark_lead) manda a quien muestra interés real: pide precio, cotización, quiere comprar.
Ganada (compra): las oportunidades que llegan aquí cuentan como cerradas con éxito; el agente las marca cuando el cliente confirma la compra.
Perdida: cerradas sin venta.

Con esos tres roles el agente clasifica solo: potencial → compra o perdido, y coloca cada contacto en la etapa que corresponde del embudo donde ya está su oportunidad (o del predeterminado, si no tiene). Cada embudo tiene sus propias etapas con rol: un lead del embudo Soporte nunca aterriza en el Ganado de Ventas.

Automatizaciones por etapa

Cada etapa tiene una lista libre de automatizaciones: «cuando pase X, ejecuta el flujo Y». Añades tantas como quieras desde el engranaje de la etapa (en el tablero o en Ajustes › Embudos y etapas) o desde la columna Automatizaciones de Ajustes; el tablero muestra en cada columna cuántas tiene (⚡). Disparadores:

Cuándo	Qué pasa
Entra a la etapa	La oportunidad llega a la columna: a mano, por el agente de IA, por otro flujo o al crearse ahí (también la entrada automática de WhatsApp).
Llega un mensaje del cliente	Con cada mensaje que escribe mientras su oportunidad está en la etapa. Si el flujo arranca, la IA no responde ese turno.
Llega un webhook	Un sistema tuyo llama a la URL de la automatización (botón Copiar URL) con `{ "phone": "+51…" }` o `{ "contactId": "…" }`, y opcionalmente `"vars": { … }` para el flujo. Solo actúa si la oportunidad del contacto está en esa etapa.
Pasa tiempo sin respuesta	El cliente lleva ese tiempo sin contestar vuestro último mensaje estando en la etapa. Una vez por estancia: si vuelve a entrar en la etapa, puede repetirse.

Los flujos se crean en Flujos; para uno que solo deba correr desde el embudo, elige el disparador «Solo desde una etapa del embudo». El flujo corre en la conversación abierta del contacto (o abre una nueva); si otro flujo está a medias esperando su respuesta, no arranca. Un flujo desactivado no corre aunque esté enganchado: pausa la automatización con su casilla activa o actívalo en Flujos.

Ejemplos: Entrantes → «Entra a la etapa → Bienvenida»; Propuesta → «Pasa 1 día sin respuesta → Seguimiento» y «Llega un webhook → Enviar cotización» desde tu ERP; Ganado → «Entra a la etapa → Gracias y encuesta».

Conversiones de Meta por etapa

Si un chat vino de un anuncio de Click to WhatsApp, cada etapa puede avisar a Meta cuando la oportunidad llega a ella. Pulsa el engranaje de la etapa (en la cabecera de la columna del tablero, o en Ajustes › Embudos y etapas) y añade eventos en «Conversiones de Meta». Una etapa puede enviar varios eventos: LeadSubmitted, Purchase con el valor de la oportunidad, Contact, Schedule, o uno con nombre propio. Así Meta optimiza las campañas hacia quien de verdad compra. Se activa por número en Ajustes › Integraciones; el detalle está en Meta Ads.

Agente de IA del embudo

Cada embudo puede tener su agente de IA: quién responde a los contactos cuya oportunidad está ahí. Si no se elige, responde el agente del número de WhatsApp o, en su defecto, el predeterminado. Para que en una etapa no responda la IA, usa un flujo que pase la conversación a una persona.

Uno de los embudos es el predeterminado: es el que usan el agente de IA, los leads de Meta y la API pública cuando no se indica otro.

El tablero

En Pipeline ves el embudo con sus columnas. Arrastra las tarjetas de una etapa a otra, ábrelas para editar título, valor, vendedor, etiquetas y campos del lead, y márcalas como ganadas o perdidas. Con varios embudos, arriba aparece un selector con el número de oportunidades abiertas de cada uno.

Cada tarjeta muestra la fuente del contacto, sus etiquetas, el vendedor y el estado de su chat: si el cliente espera respuesta (y cuánto lleva; en rojo pasada una hora) o cuándo fue el último mensaje. El icono de mensaje abre la conversación en la bandeja; desde el panel de la tarjeta, Abrir chat hace lo mismo. La columna con el icono de bandeja es la etapa de entrada (ver abajo).

Encima de las columnas puedes buscar por título, nombre o teléfono y, con Filtros, acotar por etiquetas (varias a la vez, o «sin etiqueta»), fuente, vendedor, fecha (de creación o del último mensaje: hoy, 7 días, 30 días o un rango) y valor mínimo/máximo; aparte, Esperando respuesta deja solo las que tienen al cliente esperando. Los totales de cada columna se recalculan con lo filtrado. Desde la bandeja, Ver tablero en el panel del contacto abre su tarjeta aquí.

Entrada automática desde WhatsApp

Es la manera recomendada de trabajar: que ninguna conversación se quede fuera del embudo.

Activa en el embudo «Crear una oportunidad al primer mensaje de WhatsApp» y elige:

Etapa de entrada: donde aparecen (te recomendamos una primera etapa llamada Entrantes).
Días para descartar: si el contacto no vuelve a escribir en ese plazo y nadie movió la oportunidad, se descarta sola (0 = nunca).
Números cuyas conversaciones entran a este embudo.

Con eso, cuando escribe un contacto sin ninguna oportunidad en curso:

se crea una en la etapa de entrada, con el nombre del contacto y su fuente;
se asigna al vendedor de esa fuente con menos oportunidades abiertas (reparto parejo);
si el contacto ya tenía una oportunidad ganada o perdida, se abre una nueva; si tenía una en curso, no se duplica.

Las empresas nuevas traen esto activado en su embudo Ventas, con la etapa Entrantes.

Descartar

No todo el que escribe quiere comprar. Descartar («no es una venta») saca la oportunidad del tablero sin borrarla: queda en Descartadas, sigue contando para las métricas y se puede restaurar. Si una oportunidad descartada por inactividad recibe un mensaje nuevo del contacto, vuelve sola a la etapa de entrada.

Quién mueve las oportunidades

Tú, arrastrando en el tablero.
El agente de IA, con la acción Mover en pipeline cuando detecta intención (ver Agentes).
Un flujo, con el bloque Acción → Mover en pipeline (Flujos).
Tu sistema, por la API pública, por nombre de etapa.

Cada cambio de etapa dispara el webhook deal.stage_changed si lo tienes suscrito.